医院物资采购精细化管理模式探析

2022-10-24

版权声明&中培财审通按

  • 作者 | 魏菡、黄浩、张海军(西南医科大学附属中医医院)

  • 来源 | 经作者授权刊登

摘要
积极创新物资采购管理模式,将精细化管理理念融入医院物资采购管理模式中,有利于提高医院物资采购效率,保证医疗活动有序开展和降低医疗成本,为医院创造价值。

【关键字】医院物资;采购;精细化管理

一、医院物资采购精细化管理的概念和内涵

精细化管理是一种管理理念,“精”强调的是切中要点和抓住关键点,“细”主要是指将标准和责任具体化,并进行考核、督促和执行。精细化是在规范化的基础上提出更高的要求。将精细化思想贯穿医院物资采购管理活动中,对医院的战略目标进行分解、细化和落实的过程。在开展医院物资采购精细化管理时,需要结合医院实际情况,按照精细化思路,找准薄弱环节存在的关键问题,分阶段进行,不断完善体系。始终以专业化作为精细化管理的前提,技术化作为精细化管理的保证,数据化作为精细化管理的标准,信息化作为精细化管理的手段,获得更高的采购效率。


二、医院物资采购传统模式及其存在的问题

(一)物资采购管理制度不健全


任何管理工作要想做到精细化,必须有完善的管理制度,从医院的规章制度入手,建立和完善各部门的制度。但是目前较多医院内部采购制度不够完善,例如缺乏物资审批、领用发放及仓库管理等环节的制度。其次现有制度操作性不强、流于形式,不能有效执行。


(二)缺乏集中采购部门


医院物资管理呈粗放分散型运作模式,缺乏专门的集中采购部门对物资采购活动进行全面控制和统筹管理。没有合理分工和相互制约,谁采购谁主管的传统采购模式,即物资采购的执行机构也是归口主管部门,采购分散在各个部门,虽有纪检和审计的参与,但仍然控制力度不够,归口管理部门进行自我控制,权力过大。采购物资品种多种多样,涉及归口管理部门较多,采购权限分散,责任界定模糊不清。存在多头采购和重复采购的行为。


(三)采购管理程序不够科学严密


未明确采购管理职责,采购人员对供应商的选择和物资质量不够负责,采购流程不合理,采购申请、审核、入库、验收、付款等流程不够详细。部分采购未经批准就先执行,后补程序。分工不够明确,程序不够完整等问题。缺乏对采购人员的考核机制作为采购工作的具体实施人员,医院缺乏考核制度进行约束,采购人员缺乏职业素养且自律性不强,工作中容易受到诱惑,存在弄虚作假和损害医院利益的行为,医院未建立考核、激励和约束机制,医院不可避免的蒙受损失。


(四)采购方式不够合理


医院涉及的采购物资品类繁多,成千上万,且医院合作的供应商成百上千,各家物资质量参差不齐,物资供货渠道复杂,但部分医院在开展物资采购工作时,不能根据物资的类型和缺乏对供应商的有效监管,选择不合理的采购方式导致采购价格偏高,其次缺乏对市场开展询价工作,导致不能以最低的价格购买质量最优的物资。


三、医院物资采购精细化管理模式分析

(一)完善规章制度,加强采购监督管理


开展医院物资采购管理工作,首先要有完善的制度,制度和政策是开展物资采购工作的有力保证。精细化的构建各科室的相关工作制度。强化内部监督制约机制,制定科学严密的程序,不仅发挥审计和纪委的监督检查职能作用,同时倡导民主监督,发挥群众监督机制作用。


(二)设立集中采购部门,统筹采购工作


融入精细化管理思维,成立集中采购中心,进行统一采购和统一管理。科学合理的设置采购各个岗位工作人员和明确其职责分工。这样可以分解归口管理部门的集权模式,有利于相互制约和监督。在执行采购任务的过程中,掌握库存及使用情况,审核供应商资质和确定供应商及采购渠道等工作,统筹和规划供需数量,规避项目部门各自为政的自行采购局面,防控采购风险。


(三)建立和实施精细化的采购管理程序


对物资采购每一环节进行精细化处理:明确管理流程上每个环节的责任;规定采购人员责任,即采购人员对供应商选择、物资质量等负责;梳理采购流程,确保每个环节都有详细的工作流程要求;明确规定审批权限,所有物资必须先审批后执行,禁止未批准的采购事宜;规定物资采购条件,必须有完整的请购程序;完善验收制度,确保验收与合同约定的内容相符;明确退货与索赔流程和货款支付方式。


(四)对采购人员进行考核、激励和约束


以制度为依据,定期考核采购人员的专业能力,约束采购人员行为,加强采购人员业务素质和专业技能培训,使其掌握医院采购活动的运行和物资储备情况及市场行情,建立采购奖惩机制,对采购人员定期轮岗,防止供应商商业欺诈、诱骗,采取不正当操作牟取利益。


(五)选择合理的采购方式


根据物资性质及其类型进行精细化分类,选择合适的采购方式,如:对大宗物资,选择公开招标、竞争性谈判或磋商等采购方式;对于长期使用的物资,选择信誉较好的供应商,签订长期合作合同,保证物资以最低的价格采购最优的产品。每个年度结束对供货质量、履约情况进行系统复查,有利于选择采购成本低,物资质量好的供应商。


四、总结

对医院物资采购活动开展精细化管理,有利于提高管理者的管理意识和管理水平,为医院节约资源、控制成本和增加效益。


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